Как написать докладную записку?

Докладная записка: кому и для чего

Докладной запиской называют документ, составленный для сообщения факта и объяснения сути какого-либо происшествия в коллективе. Название его связано со словом «доложить», то есть, донести до сведения, сообщить информацию. Как правило, докладную записку составляет подчиненный для прочтения вышестоящим руководителем. Если докладную записку готовят для собственного руководителя, ее считают внутренней, если же ее направляют в вышестоящую организацию-внешней. Внешнюю докладную записку оформляют на официальном бланке организации, внутреннюю пишут или печатают на обычном листе.

Зачем пишут докладные записки на сотрудников

Структура и содержание текста докладной записки на сотрудника отличаются в зависимости от цели составления этого документа.

1) Повышение эффективности работы.

Если эффективность работы отдела, группы, подразделения или отдельного работника снижается из-за ненадлежащего исполнения коллегами их обязанностей, вы вправе известить об этом руководителя с целью внести коррективы в поведение нарушителей.

2) Исправление сложившейся ситуации.

Если вам известны какие-либо факты или события, мешающие нормальной работе или служащие источником риска или опасности, вы можете сообщить об этом руководителю для их пресечения.

3) Защита от несправедливого отношения.

Составление докладной записки в этом случае-ваша попытка решить вопрос мирно, без обращения в контролирующий орган или в суд. Несправедливость или дискриминацию по отношению к себе не стоит терпеть, но лучше вначале попробовать урегулировать ситуацию внутри коллектива.

4) Желание снять с себя ответственность за происходящее.

Если вы расцениваете ситуацию как двусмысленную, опасную или критическую, а сотрудники и начальство не разделяют вашего мнения и бездействуют, вы можете попробовать снять ответственность за происходящее с себя. Составив докладную записку, вы сообщили тревожную информацию должностному лицу, имеющему определенные полномочия. После этого предъявлять вам претензии в случае последующих событий будет бессмысленно.

Структура докладной записки

Текст докладной записки должен быть кратким, но емким, выдержанным в деловом стиле. Пишут ее, руководствуясь таким планом.

1) Получатель.

Компетентное лицо, в круг обязанностей или возможностей которого входит решение вопроса.

2) Суть проблемы.

Краткое изложение ситуации, из которого получатель должен понять суть и серьезность проблемы.

3) Полное описание ситуации.

Подробное объяснение с указанием фамилий, должностей, дат, времени.

4) Причиненный ущерб или возможные в будущем проблемы.

Проанализируйте ситуацию со своей точки зрения, но не пытайтесь навязать ее адресату.

5) Ваши предложения и пожелания.

Опишите, как возможно исправить или предотвратить выявленную вами проблему.

6) Заключительная часть.

Ваши данные: должность, фамилия, дата, подпись.

Составьте записку в двух экземплярах: для себя и для начальника. Постарайтесь получить на свой экземпляр входящий номер у секретаря или автограф самого адресата как отметку о вручении.

Статьи на похожие темы:

• Что делать если не хотят отдавать трудовую книжку
• Как написать автобиографию
• Научитесь писать красивым почерком
• Написать и оформить электронное письмо правильно
• Как оплачиваются ночные часы работы