Оформление и заполнение трудовой книжки

Трудовая книжка-важнейший персональный документ

Каждый гражданин, имеющий трудовой стаж, является обладателем трудовой книжки. Оформляют этот документ на специальном типографском бланке строгой отчетности, имеющем уникальный номер. Одна трудовая книжка может служить человеку всю жизнь. Новую заводят только в случае окончания книжки, ее порчи или утери. Для официального устройства на работу этот документ предъявляется в кадровую службу предприятия. Работник отдела кадров проверяет документ на подлинность и действительность, анализируя:

• индивидуальные данные владельца;

• правильность заполнения первой и последующих страниц;

• наличие подписей, печатей, других необходимых реквизитов;

• наличие записи об увольнении с предыдущего места работы.

Все дело в том, что ошибки, допущенные при оформлении трудовой книжки, делают записи в ней недействительными. Вот почему правильному заполнению трудовой книжки нужно уделять особое внимание.

Порядок оформления трудовой книжки

Отдел кадров каждого предприятия ведет трудовые книжки для таких категорий сотрудников:

• оформленных на постоянное место работы;

• принятых в штат временно на основании заключенных трудовых договоров;

• сезонных рабочих, у которых нет основного места работы;

• внештатных, которые подлежат социальному страхованию.

Трудовые книжки не оформляются и не заполняются только для внешних совместителей.

Трудовая книжка как специальный номерной бланк строгой отчетности состоит из трех разделов:

1) Личные данные владельца:

• фамилия, имя, отчество;

• день, месяц, год рождения;

• полученная специальность;

• сведения об образовании.

2) Сведения о работе:

• информация о каждом работодателе;

• каждый прием на работу, увольнение, перевод фиксируется отдельной записью с указанием основания-документа кадрового делопроизводства;

• нумерация записей сквозная;

• никакие сокращения не допускаются;

• последняя запись, внесенная работодателем, обязательно заверяется печатью.

3) Сведения о поощрениях и награждениях.

• записи вносятся с указанием реквизитов соответствующих приказов;

• нумерация записей сквозная.

Важно: сведения о наказаниях и взысканиях сотрудника в трудовую книжку не заносятся. Соответствующий раздел в самой книжке отсутствует.

Как исправить ошибку в записи, внесенной в трудовую книжку

Ошибка, допущенная при оформлении записи трудовой книжки, делает всю запись недействительной. Но даже ошибочную запись в ней нельзя перечеркивать или исправлять. В данном случае нужно будет сделать специальную исправительную запись, которая будет сообщать о недействительности всей записи с ошибкой. Для этого в графы трудовой книжки вносятся такие данные:

• №1-сквозной порядковый номер исправительной записи;

• №2-дата оформления исправительной записи;

• №3-текст «Запись №_ считать недействительной», потом указывается верный вариант;

• №4-данные подтверждающего кадрового документа.

Исправлять ошибочную запись должен тот работодатель, который допустил ошибку. Возможно внесение исправительной записи и другим работодателем, но для этого все равно потребуется документ с предыдущей работы: справка соответствующего содержания, приказ-основание, выписка из книги приказов и т. д.

Что нельзя писать в трудовой книжке

Записи в трудовые книжки нужно делать грамотно и внимательно, не допуская типичных ошибок:

• любых сокращений;

• неверного формата дат (месяц нужно указывать только цифрой);

• неполного указания информации (частично не заполнены графы или титульный лист);

• отсутствия печатей и подписей;

• данные о работе и поощрениях записаны не на своих местах;

• несоблюдения порядка указания реквизитов приказов.

• Заверить трудовую книжку для банка
• Составление трудового договора
• Как быть если вам не отдают трудовую книжку
• Как заполнить больничный лист
• Где публиковать статьи учителю